직원들의 사용자 경험 개선: 원격 근무시대의 디지털 트랜스포메이션

직원들의 사용자 경험 개선: 원격 근무시대의 디지털 트랜스포메이션. 디지털 트랜스포메이션 성공을 위한 조직 문화 혁신의 첫 번째 원격 근무 환경에서 직원들의 사용자 경험(UX)의 중요성을 탐구합니다. 코로나19 이후 변화한 업무 환경에 적합한 디지털 도구 도입과 효율적인 원격 근무 시스템 구축을 위한 전략을 알아봅니다.

원격 근무 시대의 직원 경험, 사용자 경험(UX) 중요성

코로나19 이후 많은 기업들이 원격 근무를 시작하면서 새롭게 인식하기 시작한 것이 하나 있다. 그것은 이전까지는 불편함 없이 그럭저럭 사용해오던 기업 내 IT시스템(일종의 그룹웨어)을 삐딱한 눈으로 바라보기 시작했다는 것이다. 특히 일상생활에서 쓰고 있는 각종 모바일 서비스와 비교하게 되면 회사 시스템은 너무도 세련되지 못했다.

모든 구성원들이 같은 공간에서 일할 때는 불편해도 그러려니 하고 사용했지만, 원격 근무라는 비대면 환경에서는 그렇지가 못했다. 무엇보다 원격이라는 환경 때문에 다른 서비스를 써보게 되고, 회사 시스템을 객관적으로 바라보게 되면서 직원들의 불만도 여기저기 터져 나오기 시작했다. “이런 것도 안 돼” “자동 저장도 안 되어서 매번 새롭게 입력해야 돼” “입력할 때의 편집 화면과 출력물이 하나도 맞지 않아” 이런 불만들은 자연스레 직원들의 생산성과 일하는 방식에도 영향을 미치기 시작했다.

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지금까지의 사용자 경험(UX)이라는 말은 B2C 서비스에서나 중요하게 생각하던 주제였다. 그러나 코로나19 이후 DX 시대에서는 고객을 위한 디지털 사용자 경험뿐만 아니라 직원들의 사용자 경험도 중요하게 인식하기 시작했다. 한마디로 말해 직원들이 편하게 사용하고 아무런 문제점을 느끼지 못해야 디지털 도구의 사용이나 프로젝트 적용에 있어 거부감을 가지지 않는다는 것이다. 그래서 DX의 여정을 성공적으로 이끌기 위해서는 직원들의 경험과 만족도가 가장 중요한 첫 번째 요소가 된다.

직원 만족도 향상을 위한 디지털 도구의 중요성

앞서 소개한 SaaS 형태의 디지털 도구는 도입을 결정한 후 실제 사용하기까지 많은 시간을 필요로 하지 않는다. 특별한 연동 개발 없이 대부분 클라우드 환경에서 바로 이용할 수가 있고, 어떤 서비스를 채택하든 일상에서 쓰던 여러 서비스의 사용 경험과 크게 다르지가 않다. 예를 들어 팀즈나 슬랙 같은 도구는 모바일 환경에 최적화되어 있으며 웹에서도 쉽게 접속해서 사용할 수 있다.

회사 PC 이외에 집에 있는 개인용 PC나 스마트폰에서도 업무를 연속해서 진행할 수도 있으며 보통의 앱처럼 알림도 잘 구현된다. 우리가 일상에서 자주 사용하는 각종 쇼핑 앱이나 메신저 앱의 사용자 경험과도 이와 크게 다르지 않다. 쿠팡이나 11번가와 같은 쇼핑몰, 카카오톡과 네이버와 같은 메신저 및 포털 서비스를 이용함에 있어 우리는 하등 불편함을 느끼지 못한다. 이는 우리가 이미 사용 경험을 많이 한 것도 있겠지만, 각종 서비스들이 거의 표준화된 사용자 경험을 제공하고 있기 때문이다.

그러나 회사에서 쓰고 있는 사내 IT시스템을 생각해보면 답답하기가 그지없다. 재무나 회계 부서가 아님에도 불구하고 상당히 복잡한 ERP 시스템을 익혀야 법인 카드를 신청하거나 비용 처리를 할 수 있다. HR 담당자가 아닌데도 인사와 관련된 기능 하나를 실행하려면 HR 시스템의 화면을 익히고 2단계 3단계로 넘어가는 과정을 거쳐야 한다. 이는 지금까지의 기업 시스템이 직원들의 편의성이나 사용자 경험보다는 공급자들이 제공하는 시스템을 그대로 도입하고 직원들에게 그 사용을 강요해온 측면이 있기 때문이다.

이 같은 환경에서 재택근무를 시작했다고 상상해보자. 회사에서 지급받은 노트북으로 회사 시스템에 접속하려고 하는데, 보안을 위한 VPN을 미리 신청해두지 않았다. 그리고 재택근무가 길어지는 상황에서 새로운 직원이 입사했다. 입사 교육을 하고, ID를 발급하고, 노트북 지급 등의 일이 필요하다. 담당자를 찾아 메일이나 전화를 통해 해결할 수도 있겠지만 이것저것 과정이 좀 복잡해진다. 기존처럼 대면 환경에서는 큰 문제가 되지 않겠지만 재택이나 원격 근무와 같은 비대면 상황에서는 이런 사소한 것들이 문제로 인식되기 시작한다. 나아가 다양한 종류의 IT 서비스를 경험한 사용자가 많아지면서 당연히 회사 안에서도 비슷한 환경이 제공되기를 바란다.

효율적인 원격 근무 환경 구축을 위한 실질적 접근

그렇다면 신규 입사자의 온보딩(On-boarding) 과정을 일상적으로 쓰는 메신저와 커머스 서비스처럼 제공할 수는 없는 것일까? 신규 입사자가 출근해서 각 부서별로 제출해야 하는 서류를 온라인 클릭 몇 번만으로 제출하고, 노트북과 업무용 계정 등을 신청하고, 이어서 필요한 기본 소양 교육 등을 영상으로 시청한다. 물론 이 과정은 PC나 핸드폰에서도 별 무리 없이 진행된다. 한마디로 너무나도 쾌적한 그룹웨어 환경이다. 최근 이런 환경 변화에 대안이 될 수 있는 서비스들이 시장에 하나씩 소개되고 있다. 가장 주목받고 있는 서비스 중 하나를 꼽으라면 바로 서비스나우(ServiceNow)이다.

이미 미국 포춘 500대 기업의 80%가 사용하고 있는 서비스로 기업의 업무 환경 개선에 초점을 맞추고 있다. 이 서비스는 신규 입사자 프로그램으로 예를 들어 설명하게 되면, 각 부서에 흩어져 있던 교육을 하나의 흐름으로 만들어 입사자가 그것을 마칠 때마다 자동으로 통보해주는 역할을 한다.

즉, 부서로 전화나 이메일을 돌리고 결재를 받지 않아도 된다. 이런 흐름은 앞서 소개한 팀즈, 슬랙 등의 디지털 도구뿐만 아니라 기업의 기본 시스템인 HR, ERP 등과도 연동돼 사용자(신규 입사자)가 단일한 서비스를 받는 듯한 느낌을 준다. 이런 서비스를 이용하여 디지털 환경을 구축한다면 직원들은 회사 시스템을 사용함에 있어 ERP 따로, 그룹웨어 따로, 프로젝트 관리 따로 같은 분산된 경험이 아니라 단일한 모바일 또는 웹 환경에서 일관성 있는 사용자 경험을 하게 된다. 한마디로 단일화된 서비스 데스크만으로 기업 시스템을 사용할 수 있다는 것이다. 그 결과는 말 안 해도 알것이다.

DX를 위한 디지털 경험과 문화의 중요성

디지털 트랜스포메이션(4차 산업혁명, DT, DX, 디지털 전환)을 위해 디지털 경험과 문화를 기업 내에 안착시키는 것은 무엇보다 중요한 첫걸음이다. 이를 위해 지금까지 공급자 중심으로 생각했던 기업의 IT 시스템을 직원들(사용자) 입장에서 생각해보자. 이는 단순히 직원들의 경험을 높여주는 데 그치지 않고 생산성을 높이고 더 나아가 회사 내 모든 업무가 디지털로 변환되고 로그 데이터를 남기는 첫 출발점이 된다.

스타트업 프로세스를 도입해보자

스타트업 프로세스를 도입해보자. 디지털 트랜스포메이션 프로세스: 성공을 위한 핵심 가이드의 다섯 번째 린스타트업과 같은 창업 전략이 대기업에서 어떻게 적용될 수 있는지 탐구합니다. 린스타트업, 디자인 씽킹, 애자일 방법론의 도입과 실행 문제, 그리고 대기업에서의 디지털 트랜스포메이션(4차 산업혁명, DT, DX, 디지털 전환)에 대한 고려사항을 다룹니다.

린스타트업: 창업에서의 핵심 전략

린스타트업’이라는 개념이 한때 기업 시장에서 많이 회자된 적 있다. 린스타트업은 스타트업 출신의 에릭 리스(Eric Ries)가 자신의 창업 성공과 실패 경험을 바탕으로 고안한 경영 전략의 하나다. 지금도 여전히 유효한 빠른 실행 접근법이자 애자일 방법론의 하나로 평가받고 있다. 자본과 리소스가 부족한 스타트업들은 완전한 제품을 위해 시간과 자원을 전부 쓰기보다 시장의 평가를 빠르게 수집하고 파악된 문제점들을 재빨리 보완하는 린스타트업을 실천하는 것이 효과적이다. 그래서 린스타트업에서는 제품 아이디어 및 비즈니스 모델 가설에 기반해 최소 기능 제품(MVP, Most Viable Product)을 출시하고, 잠재 고객의 반응을 측정해 문제점을 고치거나 아니면 과감하게 비즈니스 방향을 전환(Pivot)하는 방법을 쓴다. 이는 스타트업 창업자들의 실패 부담을 낮추면서 계속해서 새로운 시도를 할 수 있는 방법을 뜻한다.

대기업에서의 린스타트업 적용

비즈니스의 불확실성이 높아지고, 성장이 정체되고 있는 대기업들도 혁신적인 제품과 서비스를 만들기 위해 다양한 방법을 고심하는데, 린스타트업도 그 방법의 하나라 할 수 있다. 과거 식스 시그마(Six Sigma), 리엔지니어링(Reengineering) 등을 거치면서 IT 시스템 도입이 유행하기도 했고 브레인스토밍(Brainstorming)이나 트리즈(Triz) 같은 방법론으로 창의성 훈련이 주목받기도 했다. 그러다 디지털이 전 산업 분야로 파고들면서 린스타트업 방법론이 주목받았다. 특히 신사업을 추진하는 관점에서 이들에게 기업가 정신을 부여하는 것은 무척이나 중요했다.

스타트업 프로세스를 도입해보자
스타트업 프로세스를 도입해보자

린스타트업과 관련된 다양한 방법론들

린스타트업뿐만 아니라 비슷한 개념을 가진 다른 여러 방법론들도 있다. 디자인 컨설팅 기업인 IDEO는 린스타트업과 유사하게 새로운 아이디어를 여러 구성원들의 신속한 검증을 거쳐 지속적으로 발전시키는 디자인 씽킹(Design Thinking)을 제안했다. IT 개발 방법론에서는 기존의 폭포수 방법론 대신 제품을 빠르게 만들어 배포하고, 검증해 문제점을 찾고 수정하는 애자일(Agile)이 많은 인기를 끌고 있다. (애자일은 개발 혁신 전략, 린은 경영 혁신 전략으로 이해하면 둘의 구분이 좀 더 명확해진다). 

미국의 클레이튼 M. 크리스텐슨 교수의 ‘파괴적 혁신’ 또한 이러한 방법론 탄생에 영향을 준 개념이라 할 수 있다. 어떤 방법을 선택하던 모든 방법론이 지향하는 방향은 하나이다. 바로 불확실한 미래에 대응하기 위해 기존과는 다른 접근과 실행을 한다는 것이다. 그래서 작게 만들어서 빨리 시장에 출시하고, 이를 검증하고 발전시켜 결국에는 혁신에 이르게 하는 것이 핵심이다.

DX 또한 디지털을 이용해 비즈니스 모델을 바꾸고, 새로운 신사업을 런칭하거나, 기존 제품과 서비스를 디지털화해서 새로운 성장 동력을 마련한다는 입장에서는 이들 방법론을 적극적으로 사용해 볼 필요가 있다. 그러나 문제는 이런 방법론을 적용할 때 직접적인 실행 경험이 없다면 형식에만 치우쳐 결국에는 본질을 놓치게 된다는 것이다.

린스타트업 방법론의 도입과 실행 문제

린스타트업 방법론을 통해 DX를 실행한다고 가정해보자. 비즈니스 모델에 대한 가설은 충분히 협의되었다 하더라도 최소 기능 제품을 출시하는 것에 대해서는 조직 간의 이견이나 이해충돌이 생길 수 있다. 스타트업 관점에서 본다면 브랜드도 없고 기획‐디자인‐개발‐운영에 이르는 과정이 소수 인원으로밖에 할 수 없기 때문에 제품에 대한 검증과 테스트를 간소화해서 진행하면 된다. 필연적으로 속도가 날 수 밖에 없다.

그런데 스타트업이 아니라 대기업이라면, 게다가 엄청 유명한 브랜드를 소유한 곳이라면, 자신들이 보기에 완성 품이라고 하기도 어려운 최소 기능 제품을 출시한다는 것 자체가 일단 쉬운 의사 결정이 아니라 할 수 있다. 그리고 기존의 브랜드 가치를 훼손할 수 있다는 논리에서부터 고객 불만이 발생하면 콜 센터에서 AS 처리 비용이 증가될 수밖에 없다는 등 이 모두가 반대 이유가 된다. 물론 일반적인 제품 출시 과정에서는 모두 맞는 이야기이지만, 린스타트업의 본질이 ‘가설 검증’인데도 불구하고 이러한 이해를 하지 못한다면 이 방법을 적용한 DX는 물 건너가는 일이 될 수밖 에 없다.

품질과 브랜드 가치에 대한 고려

브랜드 이슈를 넘어 출시 단계에서 발생하는 문제점도 있다. 기존의 제품 출시 관점에서 보게 되면 최소 기능 제품은 정말로 그 품질이 형편없어 보인다. 당연하게도 내부 품질 테스트 기준을 통과할 수도 없다. 그러다 보면 실행 속도는 자꾸만 늦춰진다. 이런 복잡성은 하드웨어 제조에서 소프트웨어나 서비스 출시 같은 이질적 사업으로의 전환에서 필연적으로 발생하는 문제이다. 디지털로의 전환 과정은 디지털이라는 수단을 잘 활용해야 하는 활동이다. 디지털의 장점은 이미 고객이 사용하고 제품과 서비스도 바로 패치라는 과정을 통해 쉽게 수정할 수 있다는 것이다. 하지만 하드웨어나 물리적인 제품 중심의 회사에서는 이러한 개념을 이해하기 어려워 한다.

대기업의 디지털 전환과 린스타트업 적용

우리나라의 자동차 회사 품질 부서에서 봤을 때 테슬라 자동차의 소프트웨어가 1주일에 한 번씩 패치되고, 업그레이드되면서 제품 성능이 좋아진다는 상황을 과연 이해할 수 있을까? 아마 자신들의 기준으로 본다면 자동차를 출시조차 할 수 없을지도 모른다. 최근에는 인공지능 기술이 발전하고 있어서 품질 테스트에 정답이라고 말하기 어려운 것들이 너무나도 많다. A를 입력하면 B라는 결과가 나오는 것도 아니고, 일종의 블랙박스 형태로 학습 모델에 따라 결과적으로 훌륭한 결과가 나올 것이라고 보는 것이 인공지능 분야의 기본 논리이다. 그렇다 보니 이런 경우 품질 검증을 어떤 식으로 해야 하는 지가 항상 이슈가 될 수밖에 없다.

실행 조직의 역할과 책임의 중요성

결국 이런 문제를 해결하기 위해서는 경험 있는 외부 인력이 적절히 배치되는 것 말고는 뾰족한 수가 없다. 실행 조직의 인원들을 경험자로 배치하고 공통 조직 또는 지원 조직의 구성원들도 최소의 교육을 통해 이해도를 높여 가는 것이 필수적이다. 그것도 어렵다면 경험 있는 전문 조직과 협업을 통해서 이런 문제를 해결해 나갈 수 있어야 한다. 만약, 최소 기능 제품으로 기존의 브랜드 가치 하락이 우려되는 경우라면 회사 이름을 달지 않고 별도 브랜드 또는 개인 서비스로 출시를 허락할 필요도 있다. 이러한 사례는 시장에 이미 상당수 존재한다. 브랜드를 쓰지 않음으로써 실제 스타트업과 동일한 환경에서 일한다는 느낌을 줄 수 있고, 조금 더 객관적인 시장 평가를 얻을 수도 있다.

지금까지 설명한 여러 경우의 수와 방법론의 결정은 결국 DX 조직에서 직접 의사 결정하는 것이 좋다. 기존 프로세스를 따라간다면 내부의 속도는 빠르지만 타 부서와의 협업에서는 속도가 저하되어 엇박자가 일어날 수밖에 없다. 권한과 책임을 부여하자는 의미는 실행의 핵심 이외에 비즈니스 모델이나 신제품을 테스트하는 일련의 모든 구성원들을 하나로 묶고, 모든 의사결정 체계를 일원화해야 한다는 것임을 잊지 말아야 한다.

프로세스 교체보다 프로세스 가시화

프로세스 교체보다 프로세스 가시화. 디지털 트랜스포메이션 프로세스: 성공을 위한 핵심 가이드의 네 번째 프로세스 혁신과 디지털 트랜스포메이션(DX, DT, 4차 산업혁명, 디지털 전환)의 중요성을 탐구하며, 실제 프로세스 개선의 예시와 문제점을 다룹니다. 프로세스 가시화를 통한 새로운 접근 방식과 프로세스 디지털화의 중요성을 강조합니다.

프로세스 혁신의 중요성과 접근 방법

경영 전략 수립과 함께 프로세스 혁신은 오랜 기간 컨설팅 회사의 주요한 프로젝트였다. 영업, 마케팅, 공급망, 구매, 물류, 생산 및 제조 등 다양한 가치 사슬(밸류 체인)에서 중복적이고 불필요한 일들을 과감하게 없애 최적의 프로세스를 구축하는 것, 그리고 더 좋은 제품을 빠르고 싸게 만들 수 있도록 고객 중심으로 업무 처리 방식을 도입하는 것, 이 모두가 프로세스 혁신에 해당한다.

일반적으로 프로세스 혁신을 추진할 때 다음과 같은 사항들이 중요하다. 기존 프로세스와 시스템을 의식하지 말고 원점에서부터 시작하는 것, 기존 프로세스를 하나의 레거시로 정의하고 외부 시선으로 프로세스를 조목조목 따져보는 것, 다음으로 조직의 변화 관리 방안을 수립하여 적용해 보는 것이다. 이는 구성원들이 새로운 시스템에 잘 적응하고 공감할 수 있도록 교육하는 것을 말한다. DX 실행 조직을 꾸리고 이들을 회사 내 여러 부서와 관계 맺게 함으로써 DX 미션을 적용해 가는 것과 크게 다르지 않다.

프로세스 혁신의 도전과 DX의 기회

여기서 우리가 잊지 말아야 할 한가지는 상당수의 프로세스 혁신 과제들이 성공으로 이어지기 쉽지 않다는 점이다. 대부분 프로세스를 진단하고 어떻게 바꾸어야 할지에 대해서는 의미 있는 결론들을 만들어낸다. 하지만, 실행 과정에 들어가면 익숙하지 않다는 이유로 새로 도출한 프로세스는 무시되고 예전 방식으로 돌아가는 경우가 많다. 그리고 이과정에서 업무 편의를 위해 예외 조건들을 하나씩 더하다 보면 진정한 의미의 프로세스 혁신과는 점점 거리가 멀어지게 된다.

프로세스 교체보다 프로세스 가시화

이런 실패 경험이 있다면 DX 프로젝트는 그동안 실패만 했던 프로세스 혁신을 제대로 해볼 수 있는 기회가 된다. 몇몇 현업 부서의 편의나 책임 회피 등의 이유로 손대지 못했던 프로세스를 이참에 손보는 것이다.

프로세스 개선의 실제 예시와 문제점

몇 가지 불합리한 프로세스의 예를 들어보자. 우선 직원 개인이 휴가를 신청하고 이를 승인하는 프로세스이다. 일부 기업들은 직원 스스로 휴가를 신청하고 셀프 승인하는 것으로 변화했지만 여전히 많은 기업들이 팀원의 휴가 신청에 대해 팀장이 승인하는 과정을 거친다. 원점에서 생각해보면 개인 휴가는 각자 허용된 날짜 안에서 스스로 정해서 사용하면 되는 것으로 굳이 일일히 팀장에 보고하고 재가를 받을 필요는 없다.

만약 승인 절차가 팀장 또는 책임자의 일정 확인이 목적이라면 별도의 일정 관리 시스템으로 이를 확인하고 조정하면 된다. 여기에서 말하는 일정 관리 시스템이 DX 프로젝트의 한 요소가 된다. 비용 사용에 대한 품의 결제 프로세스도 살펴보자. 미국의 경우 개인에게 많은 권한을 부여하고 있고, 기본적으로 신뢰를 바탕으로 조직을 운영한다. 그래서 비용 집행에 대한 별도 품의가 없고 그냥 이메일을 통해 관련된 인원들에게 통보하고 문제가 된다는 피드백이 없다면 바로 집행하면 된다. 하지만 우리나라의 경우 기본적으로 개인이 잘못 사용할 수 있다는 전제를 하고서 프로세스를 도출하다 보니 품의 과정이 상당히 오래 걸리는 문제가 발생한다. 

‘승인’과 ‘합의’라는 절차도 조직 내 역할과 직책에 따라 이름으로만 구분해 둔 경우라 할 수 있으며, 조직의 영향력을 놓지 않으려 하거나 책임 회피 용도로 잘못 오용되어 쓰이는 프로세스라 할 수 있다. 이를 새롭게 정의해 본다면 기업마다 조금씩은 다르겠지만 프로세스 승인에 소요되는 시간을 줄일 수 있는 방법은 분명히 있다. 마지막 사례로 예산 증액과 관련된 사례이다. 규모가 있는 기업의 경우 연초에 각 부서별로 사업 예산과 비용 예산이 산정되어 집행되도록 가이드를 받는다.

재무 관리 차원에서도 비용 결산은 중요한 요소이기 때문에 모든 조직이 예산 내에서 한 해 살림을 꾸려나가게끔 한다. 그러나 문제는 특정 계정의 예산이 부족할 때 발생한다. 계정마다 예산 한도는 연초에 확정되기 때문에 예산이 부족한 경우 다른 계정에 있는 예산을 전용하고, 이 과정에서 예산 전용에 대한 보고와 승인 절차를 밟아야 한다. 이같은 프로세스가 우리가 크게 인지하지 못한 채 기업 내에서 지속적으로 해오던 관행과 같은 프로세스이다.

프로세스 가시화: 새로운 접근 방식

그렇다면 DX를 통해 이들 프로세스를 어떻게 바꿀 수 있을까? 결론부터 이야기하면 프로세스를 바꾸려 하지 말고 ‘프로세스 가시화’에 집중해보라고 권하고 싶다. 프로세스 가시화란 그동안 암묵적으로 일해왔던 방식을 실제 눈으로 보이 도록 표현하고, 각 프로세스에 어느 정도 업무량이 들어오고, 실제 그 일이 어느 정도의 시간으로 처리되는지 일종의 시각화를 하는 것이다. 즉, DX 관리를 위해 대시보드를 만든 것처럼 한눈에 전광판처럼 프로세스가 보이게끔 만드는 것을 말한다. 이를 위해서 아직 디지털화가 되지 않고 수작업으로 관리되는 파일이 있다면 이를 우선적으로 디지털화하는 일부터 해야 한다.

프로세스 디지털화와 데이터 분석의 중요성

이처럼 디지털화가 된 프로세스가 있다면 데이터 분석 관점에서 해당 프로세스에 소요되는 시간 분석이 쉬워진다. 이를 통해 프로세스가 발생하는 빈도, 소요되는 시간, 생산성에 미치는 영향 등을 확인해볼 수도 있다. 이는 DX 프로젝트와 하등 다를 바가 없다고 할 수 있다.