디지털 트랜스포메이션의 첫 시작은 디지털 도구 도입으로. 디지털 트랜스포메이션 프로세스: 성공을 위한 핵심 가이드의 두 번째 이 글에서는 디지털 도구의 역사적 변화와 그 영향, 코로나19 이후 업무 환경의 변화, 그리고 원격 근무의 확산이 디지털 트랜스포메이션(DX, DT, 4차 산업혁명, 디지털 전환)에 미치는 영향을 탐구합니다. 디지털 도구 도입으로 시작되는 작은 변화가 어떻게 큰 업무 효율성을 가져오는지 알아봅니다.
디지털 도구의 역사적 변화와 그 영향
그동안 사무직 직원의 생산성에 영향을 준 요인들은 여러 가지가 있다. 특히 지난 30년 동안 가장 크게 영향을 준 도구 하나를 뽑으라 한다면 당연히 디지털 도구를 이야기하지 않을 수 없다.
1980년대 말 그리고 1990년대 초로 거슬러 올라가 보자. PC가 기업의 사무실로 본격적으로 활용되기 시작하면서 손이나 타자기로 했던 문서 작성들이 디지털로 전환되었다. 이후 마이크로소프트의 엑셀과 파워포인트까지 나오면서 생산성의 변화뿐만 아니라 일하는 방식에도 엄청난 변화가 일어났다. 자료 찾는 시간이 줄었다. 엑셀로 숫자들이 관리되면서 계산 오류도 줄어들었다.
2000년대 이후의 커뮤니케이션 변화
2000년대에 들어와서는 인터넷이 등장했다. 이메일로 대표되는 커뮤니케이션 변화는 가히 혁명적이었다. 이전까지는 유선 전화를 이용하거나 필요한 경우 종이 문서를 우편으로 주고받으면서 업무를 진행했다. 하지만 지금은 이메일이 그 중심 역할을 한다. 지금도 우리는 끊임없이 이메일을 주고받으며 일을 하고 있다.
모바일 환경의 확산과 업무 생산성
2010년대 모바일 환경의 확산도 큰 변화를 가져왔다. 데스크톱이나 노트북과 같은 유선 인터넷에서 스마트폰이라는 모바일 환경으로 업무 환경이 옮겨오면서 생산성이 또 한 번 높아졌다. 예를 들어 유선 환경에서만 가능했던 이메일 커뮤니케이션이 모바일 시대에서는 언제 어디서나 가능해졌다. 한때, 아이폰이나 안드로이드폰이 시장을 주도하기 전 블랙베리라는 스마트폰이 북미 시장 강자로 군림하던 시절이 있었다. 블랙베리의 핵심 기능이 바로 실시간메시징이었다. 실시간 커뮤니케이션이라는 장점 때문에 많은 직장인들이 앞다투어 블랙베리를 사용했다. 이제는 모바일 기반의 메신저, 클라우드 서비스 등이 보다 진화된 업무 환경을 만들어 주고 있다.
코로나19와 업무 환경의 급속한 변화
2020년 전 세계를 덮친 코로나19는 우리들의 근무 환경을 더욱 급속도로 변화시켰다. 폴리콤이나 시스코와 같은 고가의 전용 장비를 통해서만 가능했던 콘퍼런스 콜이나 화상 회의가 누구나 쉽게 이용할 수 있는 줌, 마이크로소프트 팀즈, 구글 미트와 같은 모바일 서비스로 전환되었다. 그러면서 재택근무, 원격 근무 등도 업무 환경의 하나로 인정받기 시작했다.
원격 근무의 도입과 디지털 도구의 중요성
최근 IT 기업을 중심으로 재택근무나 원격 근무를 더 늘리겠다는 이야기를 많이 한다. 코로나19와 무관하게 직원 만족도도 높고 업무 생산성도 크게 저하되지 않는다는 것을 확인했기 때문이다. 이 같은 변화는 결과적으로 디지털 도구 활용을 촉진하고 있다. 커뮤니케이션을 위한 채팅과 화상 회의 그리고 전통적으로 사용했던 이메일과 일정 공유, 클라우드 환경에 최적화된 파일 공유, 문서 작성 및 공동 편집.
그리고 할 일 관리나 업무 관리를 위한 태스크 관리, 프로젝트 관리 도구 등 단순히 사내에서만 사용하지 않고 회사 밖 파트너나 거래처 협업 관계자들에게도 디지털 도구 이용을 요구하고 있고, 디지털 도구를 사용하지 않는다면 함께 일하는 것이 힘들 정도가 되었다. 협업 도구로는 구글 워크스페이스(이전 명칭 G Suite), 마이크로소프트 365를 도입하기 시작했고, 커뮤니케이션에 있어서도 팀즈나 슬랙 등을 사용하기 시작했다.
이런 변화들이 단지 원격 근무를 보완하기 위한 것일까? 원격 근무로 인해 촉발되었다고 하지만 결과적으로는 일하는 방식 자체를 근본적으로 변화시켰다고 볼 수 있다. 지금 까지는 개인의 노하우라는 미명 아래에 디지털 도구를 각자 알아서 사용했다. 하지만 코로나19 이후부터는 업무 디지털화가 전사적 과제가 되었다. 엑셀로 업무 일지 작성하듯 관리되던 프로젝트가 ‘프로젝트 관리 도구’를 사용하면서 훨씬 편리하고 직관적으로 바뀌었다. 이런 변화는 IT 기업뿐만 아니라 업종과 상관없이 모든 기업들에 영향을 주었다.
디지털 트랜스포메이션: 작은 시작으로 큰 변화를
DX를 너무 어렵게 접근할 이유는 없다. 지금까지 일해왔던 방식을 디지털로 전환하는 것만으로도 업무 생산성을 높일 수 있다. 앞서 소개한 다양한 도구들을 도입하는 것만으로도 충분한 변화를 체감할 수 있다. 새로운 직원이 입사했을 때 오리엔테이션을 하고 공유 문서를 부서 막내가 묶어서 전달하는 것으로 업무를 시작하는 것이 맞을까, 아니면 슬랙 같은 디지털 워크스페이스에서 지금까지 프로젝트 진행 과정에서 나온 대화나 결과물 그리고 의사결정 사항들을 위에서부터 쭉 살펴 내려오면서 익히는 것이 맞을까?
비교해본다면 그 답은 이미 정해져 있다. DX는 직원들의 일하는 방식을 바꾸는 것에서부터 시작된다. 도구를 바꾸면 일하는 방법이 바뀌고 모든 업무마다 데이터가 남는다. 이를 좀 더 먼 관점에서 바라보면 기업의 연속성이 높아지는 일이라고 할 수 있다. 그 결과 비즈니스 모델 전환 같은 큰 과제들도 해낼 수가 있다. 이처럼 DX는 작게 시작해서 게임의 여정처럼 계속해서 아이템을 확장해나가며 궁극적인 변화를 꿈꾸는 것이라 할 수 있다.