RPA로 시작하는 디지털 트랜스포메이션: 자동화 효과와 도입 전략
RPA는 반복 업무를 자동화하면서 디지털 트랜스포메이션의 첫 성과를 만들기 좋은 출발점입니다. 이 글에서는 RPA가 실제로 어떤 업무에 적합한지, 그리고 조직 변화와 연결하려면 무엇을 고려해야 하는지 정리합니다.
RPA: 즉각적인 효과와 높은 접근성
지속 가능한 DX를 위한 첫 단계로 디지털 도구 도입을 이야기했다. 이어서 직원들의 일하는 방식의 변화와 디지털 문화 체험을 이야기했다. 하지만 직원들이 이들 도구에 적응하고, 생산성을 높이기 위한 노하우로 만드는 데까지는 꽤 많은 시간이 소요될 수밖에 없다. 그렇다면 학습 시간이 짧고 즉시 효과를 낼 수 있는 DX의 시작은 없을까?
있다. 바로 최근 많은 주목을 받는 RPA(Robotic Process Automation)가 바로 그것이다. RPA란 사람이 컴퓨터를 가지고 반복적으로 하던 일을 로봇, 즉 컴퓨터 내의 소프트웨어 로봇이 대신하는 것을 의미한다. 소프트웨어 로봇이란 물리적인 로봇이 아닌 소프트웨어만으로 동작하는 자동화된 프로그램을 말한다. 특정 웹 페이지에서 정보를 가져와서 엑셀에 저장한다거나 기업 내 특정 양식에 데이터를 채워 넣고 비용 청구서를 작성하는 것처럼 단순하고 반복적인 작업에서부터 조금은 복잡한 업무 프로세스까지. 이 모든 것들이 RPA를 통한 자동화가 가능하다.
RPA의 실제 활용 사례
예를 들어, 택배 발송을 위해서는 엑셀에 정리되어 있는 이름과 주소 등을 택배 서비스 사이트에 입력하는 일을 수작업으로 해야 한다. 100건 정도라면 큰 무리가 된다고 할 수 없겠지만, 1만 건의 택배 데이터를 입력해야 한다면 1만 번을 복사/붙여넣기를 하면서 주문 처리를 해야 한다. 만일 시스템 간의 자동화가 되지 않은 상황이라면 단순 반복 업무임에도 엄청난 시간이 소요되고, 수작업으로 인한 실수 가능성도 높아진다.
이런 일에 직원들을 투여한다는 것은 경영 관점에서는 낭비가 될 수밖에 없다. 또 다른 예로 특정 주소지의 부동산 가격을 매일 체크하여 보고하는 담당자가 있다고 해보자. 이 담당자는 매일 출근하자마자 부동산 가격을 확인하고, 이를 보고서(또는 이메일)에 기입하는 작업을 반복한다.
그런데 이런 조사 대상이 한 곳이 아니라 매일 1,000곳이라면 어떻게 될까? 아마 담당자는 다른 일은 하지 못하고 이 일에만 매달리게 될 것이다. 이처럼 사무직 직원들은 자신의 기본 업무 외에 매일 같이 처리해야 하는 단순 반복 업무가 한두 가지씩은 꼭 있기 마련이다. 이 일을 위해 별도의 담당자를 두기도 어렵고, 별도의 시스템을 만드는 것도 불가능하다. 이럴 때 RPA가 이런 문제를 해결해 줄 수 있다.
기업에 미치는 RPA의 영향
RPA는 컴퓨터에서 사람이 하는 행동을 그대로 녹화해서 플레이하는 것처럼 컴퓨터가 대신해 준다고 생각하면 된다. 사용자가 일상적으로 사용하고 있는 화면 레벨에서 동작을 캡처하여 실행하는 것으로 업무를 자동화한다. 특정 엑셀 파일에 매일 기입하는 내용을 ERP의 특정 메뉴에 복사 입력하는 일을 매일 하고 있다고 생각해보자. RPA는 이 일을 사람이 하는 것처럼 똑같이 해준다. 즉, 특정 엑셀 파일을 RPA가 대신 열어서 규칙화된 값을 넣거나 복사해 간다. ERP의 경우에도 RPA가 대신 로그인하고, 엑셀에서 복사한 값을 사람 대신 입력하고 저장하기 버튼을 눌러준다. 사람이 특정 규칙을 가지고 하던 일을 RPA가 대신한다고 보면 된다.
RPA는 기업 내외부에 존재하는 시스템의 대규모 개발이나 변경 없이도 자동화를 할 수 있다는 장점이 있다. 더불어 1:1의 관계가 아닌 여러 시스템에 걸친 자동화도 가능하다. 그래서 작은 부서 단위 또는 담당자별로 특화 서비스를 개발할 수도 있다. 서비스 하나하나를 보면 효과가 크지 않다고 느낄 수 있지만 회사 전체로 모아본다면 효율적인 인력 운영 효과도 있고, 무엇보다 직원들의 업무 만족도 및 DX 효용성을 이해하는 계기를 마련할 수 있다.
RPA를 경영진에게 소개해야 한다면 다음과 같이 설명해 보자. “각 부서별로 AI 직원을 한 명씩 채용하는 것과 같습니다. 팀 내의 신입 직원이라고 가정하고, AI 직원에게 어떤 일을 시킬지 고민하면 손쉽게 활용이 가능합니다. AI 직원이 단순 반복적인 일을 모두 도맡아서 하면 다른 직원들은 조금 더 고민이 필요한 일에 집중할 수 있습니다. 이러한 AI 직원이 1명이든 100명이든 투자비 관점에서는 큰 차이가 없습니다.”
RPA: 디지털 트랜스포메이션 전략의 핵심 구성 요소
실제 RPA 사용의 성숙도가 높아지면 처음에는 단순반복적인 일만 처리하다 나중에는 회사 프로세스를 아예 RPA에 적합하도록 변경하기도 한다. 별도의 시스템을 만들어야 가능했던 것들이 아주 효율적인 방법으로 가능해지는 것이다. 이런 변화가 바로 지속 가능한 DX의 시작이 될 수 있다.
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