디지털 도구 도입에 있어 주의할 점. 디지털 트랜스포메이션 프로세스: 성공을 위한 핵심 가이드의 세 번째 디지털 트랜스포메이션(DX, DT, 4차 산업혁명, 디지털 전환)을 위한 디지털 도구 도입시 고려해야 할 핵심 요소들을 탐구합니다. IT 프로젝트 관리, 예산 계획, SaaS 도입의 도전, 보안 관리, 직원 교육 및 경영진의 역할 등에 대해 다룹니다. 디지털 도구를 성공적으로 도입하고 활용하기 위한 실질적인 가이드를 제공합니다.
디지털 도구 도입의 본질적 고려사항
직원들의 디지털 역량 향상을 위한 첫걸음으로 디지털 도구 도입을 이야기했다. 하지만 단순히 디지털 도구만 도입한다고 해서 직원들의 디지털 역량이 바로 길러질까? 그렇지는 않다. 대부분의 경우 기업 내 IT 부서가 디지털 도구 도입 프로젝트를 주도한다. 전통적으로 IT 부서는 주어진 비용으로 일정 내 도입이 최우선 목표이다. 그렇기 때문에 도입 이후의 효과나 적용 방법 나아가 변화 관리 부분은 놓치기가 쉽다. 하지만 IT 부서에 이러한 정성적인 효과에 대해서 까지도 책임을 물을 수 있을까? 그렇기는 어렵다. 해당 영역은 기업 전략일 수도 있고 기업 문화 혹은 HR 업무일 수도 있다. 그런데 IT 부서 스스로의 기획도 아닌 CEO나 다른 조직의 요청에 의한 도입이라면? 더더욱 기계적인 프로젝트 수행밖에 안 될 것이다.
프로젝트 관리와 부서 간 협력의 중요성
이런 문제를 해결하기 위해서는 다음과 같은 관점이 필요하다. 디지털 도구 도입을 다른 IT 프로젝트와 달리 단순히 비용과 일정으로만 바라보지 않는 것이다. 도입 이후 회사에는 어떤 가치가 생길 수 있고, 직원들이 어떻게 사용해야 하는지, 프로젝트 범위 내에서 설명하고 다뤄야 한다. 이를 위해서는 직원들의 공감대를 이끌어내는 과정이 프로젝트 도입과 함께 필요하다. 그리고 필요하다면 IT 부서 이외 다른 부서의 참여도 필요하다.
구독형 서비스의 이해와 예산 계획
디지털 도구 도입에는 기본적으로 비용 투자가 필요하다. 주로 SaaS(Software as a Service) 형태의 구독형 서비스가 주류를 이룬다. 구글 워크스페이스, 마이크로소프트 365/팀즈, 슬랙 등은 모두 대표적인 기업형 구독 서비스이다. 구독 서비스의 경우 월 과금 형태로 사용료를 지불하는 것이 일반적이다. 그래서 전통적인 SI 프로젝트와 달리 투자비(CAPEX)가 아닌 운영비(OPEX) 중심으로 비용이 발생한다. 프로젝트를 위한 예산 편성을 새롭게 해야 하는 경우라면 이런 차이점을 충분히 이해하고 계획을 마련해야 한다.
SaaS 도입의 도전과 기업 규모의 영향
구독형 서비스의 경우 이미 표준적으로 만들어진 것을 기업이 사용하는 형태이기 때문에 우리 회사에 딱 맞게 커스터마이징 하기는 어렵다. 그동안은 많은 기업들이 SI 형태로 자신들의 요구 사항을 최적화하여 IT 프로젝트를 진행했다. 하지만 SaaS 형태의 구독형 서비스를 이용하는 경우에는 기능 변경은 고사하고, 서비스 사업자의 서버를 그대로 이용해야 한다. 이런 차이점 때문에 SaaS 형태의 디지털 도구 도입 과정은 모든 과정이 도전적일 수밖에 없다. 기업 규모가 작아 기업 내 IT 시스템과 인프라가 정립되지 않았다면 크게 어렵지 않게 바로 시작할 수 있지만 직원 규모가 100명만 넘어가더라도 이해관계에 따른 복잡성은 기하급수적으로 증가할 수밖에 없다.
보안과 개인정보 관리의 중요성
우선은 원활한 서비스를 위해 기존 레거시 시스템과의 연동이 필요하다. 예를 들어, 회사의 조직도 및 구성원들의 정보를 자동으로 연동하는 경우를 살펴보자. 대부분의 경우 SaaS 서비스 사업자가 직접 해주지 않기 때문에 도입하는 회사가 SaaS 서비스의 규격에 맞춰 별도로 연동을 해야 한다. 이 정도의 연동 작업은 쉬운 편에 속한다. 정작 어려운 일은 보안과 같은 일이다. 보안이 까다로운 기업이라면 도입 과정에서 더 많은 시행착오가 발생한다. 기존까지 사용하던 문서 보안부터 기업 내 데이터 유출까지 새로운 도구에 따른 다양한 보안 문제가 발생한다. SaaS의 특성상 이들 서비스는 기업 내부망에 존재하지 않고 외부망에 위치한다. 이는 기업 내부에서 만들어지는 모든 지적 자산이 외부 저장소에 저장된다는 것을 의미한다.
그래서 이런 근본적 환경 변화를 조직 내 다른 이해관계자들에게 잘 설명하고 설득하는 과정이 필요하다. 적절한 보안과 내부 통제는 필요하지만 잘못된 의사결정은 SaaS의 장점을 100% 활용할 수 없고, 프로젝트 성공 가능성도 낮추는 결과를 낳는다. 억지스러운 요구 사항 때문에 DX의 본질을 점점 잃어버릴 수 있다는 뜻이다. 그래서, 이런 상황이 발생할 때마다 “우리 회사에 디지털 도구를 도입하려는 이유가 무엇인가?”라는 질문을 절대 잊어서는 안 된다.
디지털 도구 활용의 실질적 방향과 직원 교육
디지털 도구를 도입하는 것은 결국 일하는 방식을 바꾸기 위함이다. 디지털 도구가 불러올 변화는 생각보다 크다. 지금까지 아날로그 형태나 개인적인 경험 중심으로 진행된 일이 모두 디지털로 바뀌면서 표준화가 된다. 기업 내 모든 업무 프로세스를 데이터화하고 기업의 자산으로 이용할 수 있도록 하는 중앙화 과정이 바로 디지털 도구 도입의 숨은 목표라 할 수 있다. 앞서 설명한 것처럼 직원들의 일상 업무에서 변화를 불러일으키기 위해서는 디지털 도구 사용 가이드 라인을 직원들에게 제공해야 한다. 디지털 환경에 익숙하지 않은 기업 문화를 가졌다면 직원들 교육도 고민해야 한다. 일회성에 그치지 않고 지속적인 교육이 되어 디지털로 일하는 방식이 내부에 안착되도록 해야 한다.
이미 기업들은 DX 프로젝트를 시작하기 전부터 이메일 작성(제목과 내용 등) 형식을 정한다거나, 업무용 파일을 만들 때 파일명은 어떻게 해야한다든가 하는 세세한 업무 가이드 라인을 만들어 직원들에게 배포하고 있다. 메신저를 이용하는 경우 업무 이력을 확인하기 위한 채팅과 그럴 필요가 없는 채팅을 어떻게 구분하는지, 클라우드 기반으로 문서를 편집할 때는 개인 PC가 아니라 반드시 클라우드 상에서 파일을 생성하고 작성하라고 가이드 할 수도 있다. 더불어 이메일이나 채팅 대화에서 파일을 물리적으로 첨부하지 말고 클라우드 상에 있는 링크로 전달하라고 가이드에 포함시킬 수도 있다.
또한 회사 조직도에 맞춰 팀 공간을 만들거나, 새로운 프로젝트팀이 만들어질 때에는 채널 운영을 어떻게 한다거나, 프로젝트가 끝나면 지금까지 사용한 온라인 협업 공간을 언제 삭제한다 등 모든 것들이 가이드라인과 교육을 통해 직원들에게 안내된다. 그리고 한번 교육했다고 해서 모든 직원들이 능숙하게 사용하면 좋겠지만 절대 그럴 수 없기 때문에 직원들의 디지털 도구 활용 정도에 대한 지속적인 확인과 교육, 일정 시점 이후 활용성에 대한 내부 평가와 재교육 등 디지털 도구의 활용이 직원들 역량 향상에 기반이 될 수 있도록 계속해서 신경 써야 한다.
경영진의 역할과 전략적 디지털 도구 활용
하지만 이보다 더 중요하게 놓치지 말아야 할 점은 경영진 및 임원들의 변화이다. 디지털 도구를 가장 빠르게 확산시키는 방법은 바로 경영진부터 적극적으로 활용하는 것이다. 물론 경영진들의 입장에서 익숙하지 않은 환경에 적응하는 것은 직원들에 비해 상대적으로 어렵다. 그러나 DX를 가속화하고 싶다면 경영진들의 솔선수범은 무엇보다도 중요하다. 일례로 회의록은 클라우드 상에서 직접 작성해 직원들에게 공유한다.
보고 자료의 슬라이드를 만들 때 의견 전달 방식도 클라우드 상에서 진행하도록 지시하고, 실무자가 작성한 보고서도 중간 점검을 하면서 댓글로 피드백을 한다. 프로젝트 일정도 엑셀 표나 보고 자료가 아닌 프로젝트 관리 도구를 띄워 의견을 나눈다. 주간 단위의 보고도 별도의 자료가 아닌 협업 공간의 위키나 문서를 그대로 보면서 의견을 주고받는다. 이처럼 경영진이나 임원이 먼저 솔선수범해서 디지털 도구를 활용한다면 직원들은 더더욱 긴장감을 가지고 스스로 활용하려고 노력할 수밖에 없다. 그래서 경영진을 대상으로는 별도의 교육이 필요하다.
경영진 교육의 핵심은 도구를 어떻게 쓰는지, 가이드라인이 어떤지를 설명하는 것이 아니라 디지털 도구를 왜 사용하는 것이고 이로 인한 경영상의 이득이 무엇인지 설명하는 것에 집중한다. 즉, 공감대를 이끌어내는 방식이어야 한다. 시대가 바뀌니 우리 회사도 쫓아가야 한다는 식으로 설명하기보다는 성과 창출을 위해서는 꼭 필요한 과정이라고 설득하는 것이 중요하다. 앞서 설명했던 대로 클라우드 상에서 작업하고, 중간에 피드백을 주고받고, 모든 정보는 중앙에서 관리하는 것이 기능이나 기술의 관점이 아닌 경영의 관점에서 생산성 향상에 어떤 도움을 주는지를 설명한다.
그리고 직원들의 전환 배치나 이직에 따른 리스크 관리에 어떤 이점이 있는지를 잘 설명하면 경영진의 공감을 충분히 얻을 수 있다. 실제 이메일을 통해 파일을 주고받지만 메일을 찾지 못해 다시 전화를 걸어 파일을 보내 달라고 요청하고, 최종 보고 자료가 만들어진 뒤에도 ‘_최종’ ‘_최최종’ ‘_최최최종’ 이렇게 파일이 만들어지는 상황을 잘 설명한다면 충분히 경영진의 공감대를 얻어낼 수 있다.
디지털 도구는 직원들의 디지털 역량 향상을 위한 첫 출발점이다. 그러니 도구 도입에만 집중하지 말고 이를 어떻게 활용하는지, 활용하게 되면 어떤 효과를 얻을 수 있는지, 경영진을 포함한 직원들로부터 공감대를 얻는 것이 DX 여정에 있어 중요한 접근임을 잊지 말자.
